Rendezvénytípus
Konferencia
A konferencia sikere a első húsz percben dől el: a regisztrációs pultnál.
Létszám-ökölszabály
Száz résztvevőre két regisztrációs kolléga, plusz egy fő szekciótermenként vagy szintenként.
Röviden
Egy konferenciához jellemzően három feladatkörre kell személyzet: regisztráció, terelés és szekciótámogatás. Ökölszabályként száz résztvevőre két regisztrációs kollégát számolj, plusz egy főt szintenként vagy szekciótermenként a terelésre. A regisztráció nem egyenletesen terhelt: a résztvevők fele a kezdés előtti húsz percben érkezik, ezért a pultot erre a csúcsra kell méretezni, nem a napi átlagra. Ha a program párhuzamos szekciókból áll, minden terem mellé kell egy ember, aki a mikrofont, a kérdéseket és az időt kezeli.
Kik kellenek és miért
- Regisztrációs hostess
- Névtábla, listakezelés, késői regisztráció. Ő találkozik először a vendéggel.
- Terelő személyzet
- Lift, szint, szekcióterem. Enélkül a szünetek után tíz percet veszít a program.
- Szekciótámogató
- Mikrofon körbeadása, kérdések gyűjtése, időjelzés az előadónak.
- Ruhatáros
- Téli konferencián a ruhatár a második szűk keresztmetszet a regisztráció után.
- Felszolgáló
- Kávészünet és állófogadás, ha a catering nem hozza a saját csapatát.
Mikor mit kell eldönteni
3-4 héttel előtte
Létszám és nyelvi igény rögzítése, ha külföldi előadók vagy résztvevők is lesznek.
1 héttel előtte
Végleges résztvevőlista, névtáblák logikája, dress code egyeztetése.
A helyszínen, 90 perccel korábban
Csapat érkezése, pultok felállítása, próbaregisztráció.
Kezdés előtt 30 perc
Teljes létszám a pultnál, mert innen indul a csúcs.
Amit a legtöbbször elrontanak
- A regisztrációt a napi átlagra méretezik, nem a nyitási csúcsra, és tizenöt méteres sor alakul ki.
- Nincs külön pult a helyszíni regisztrációnak, így az előre regisztráltak is beállnak a lassú sorba.
- A szünetek hosszát nem közli senki, ezért a második blokk mindig késve indul.
- A ruhatár nincs betervezve, és a kabátok a regisztrációs pultra kerülnek.
Ehhez jellemzően ezt a személyzetet adjuk
Hol szervezed?
Városra szabott információ, helyi helyszínekkel.
Konferencia
Írd le a dátumot és a vendégszámot, és egy munkanapon belül konkrét létszámmal és árral válaszolunk.
- 24 órán belül konkrét ajánlat
- Pótlási garancia kiesés esetén
- Nincs minimális megrendelés
- Dedikált koordinátor minden megrendeléshez
Gyakori kérdések
Hány hostess kell egy 300 fős konferenciára?
Hat regisztrációs kolléga a nyitási csúcsra, plusz két fő terelésre, plusz egy fő szekciótermenként. A pontos szám azon fordul meg, hány bejáraton érkeznek a vendégek és van-e előre kiosztott névtábla.
Kell tolmács vagy elég az angol nyelvű személyzet?
A regisztrációnál az angol általában elég. Tolmácsolás külön szakma: ha az előadások tolmácsolást igényelnek, arra tolmácsot kell hívni, nem hostesst.
Mikor érkezik a csapat?
Jellemzően másfél órával a kezdés előtt, hogy a pultok álljanak és legyen idő egy próbaregisztrációra. Nagyobb rendezvénynél előző napi helyszínbejárást is szervezünk.