Rendezvénytípus
Nyílt nap
Nyílt napon nem egy közönség van, hanem egész nap érkező kis csoportok.
Létszám-ökölszabály
Egy csoportkísérő 15-20 látogatóra; a regisztrációhoz egy-két fő egész napra.
Röviden
Nyílt napon a terhelés más, mint egy rendezvényen: a látogatók nem egyszerre jönnek, hanem egész nap folyamatosan, és sokszor előre nem tudni, mennyien. Ezért a regisztrációt kis létszámmal, de egész napra kell tervezni, és a vezetett csoportokat fix indulási időkkel érdemes szervezni, nem érkezési sorrendben. Ökölszabályként egy vezetett csoport tizenöt-húsz látogatóig kezelhető egy kísérővel, és óránként egy-két csoportindítás fenntartható. A regisztrációhoz egész napra elég egy-két fő, ha nincs kiugró csúcs.
Kik kellenek és miért
- Regisztrációs hostess
- Egész napos, egyenletes terhelés. Nem csúcsra, hanem kitartásra kell tervezni.
- Csoportkísérő
- Vezetett túra, tizenöt-húsz látogatóig egy fő.
- Terelő személyzet
- Útvonal, tiltott zónák, biztonsági előírások betartatása.
- Kisegítő
- Szóróanyag, vendéglátás, gyerekprogram, ha van.
Mikor mit kell eldönteni
2-3 héttel előtte
Várható látogatószám, csoportindítási rend, útvonal.
1 héttel előtte
Csoportméret, biztonsági előírások, tiltott területek tisztázása.
A helyszínen, 60 perccel korábban
Útvonal bejárása a csapattal, regisztráció felállítása.
Nap közben
Fix csoportindítás óránként, nem érkezési sorrendben.
Amit a legtöbbször elrontanak
- Érkezési sorrendben indítanak csoportot, és a látogatók negyven percet várnak a bejáratnál.
- A csoportok túl nagyok, és a hátsó harmad nem hallja a kísérőt.
- A biztonsági előírásokat a csapat nem ismeri, mert nem volt előzetes bejárás.
- A regisztrációt csúcsra tervezik, holott itt a kitartás a kérdés, nem a csúcs.
Ehhez jellemzően ezt a személyzetet adjuk
Hol szervezed?
Városra szabott információ, helyi helyszínekkel.
Nyílt nap
Írd le a dátumot és a vendégszámot, és egy munkanapon belül konkrét létszámmal és árral válaszolunk.
- 24 órán belül konkrét ajánlat
- Pótlási garancia kiesés esetén
- Nincs minimális megrendelés
- Dedikált koordinátor minden megrendeléshez
Gyakori kérdések
Mekkora csoport ideális?
Tizenöt-húsz látogató egy kísérővel. Ennél nagyobb csoportban a hátsó harmad nem hallja, amit mondanak, és a csoport szétszakad az útvonalon.
Hány fő kell egy nyílt napra?
Egy-két fő a regisztrációhoz egész napra, plusz annyi kísérő, ahány párhuzamos csoportot indítasz. Óránként két csoport két kísérőt jelent, váltással hármat.
Kell előzetes helyszínbejárás?
Üzemi vagy gyártási környezetben igen, mert a csapatnak ismernie kell az útvonalat és a biztonsági előírásokat. Ezt a rendezvény előtti napon szervezzük.