Útmutató
Rendezvényszemélyzet checklist: mit intézz és mikor
Frissítve:
Röviden
Nagyobb rendezvényhez 3-4 héttel előre foglalj személyzetet, a briefet legkésőbb egy héttel a helyszín előtt add le, és a kapunyitás előtt 60-90 perccel legyen ott a csapat. Sürgős esetben 24 órán belül is állítható csapat, de ilyenkor kevesebb a mozgástér a kiválasztásban.
4 héttel előtte
Ekkor dől el, hogy lesz-e válogatási mozgástér, vagy azt kapod, aki éppen ráér.
- Létszám és pozíciók meghatározása (regisztráció, ruhatár, terelés)
- Ajánlatkérés dátummal, helyszínnel, vendégszámmal
- Nyelvi igény tisztázása
- Dress code eldöntése
1 héttel előtte
A brief minősége dönti el, hogy a csapat felkészülten vagy tanácstalanul érkezik.
- Részletes brief: program, pozíciók, váltások, szünetek
- Helyszínrajz és találkozási pont megadása
- Kapcsolattartó neve és telefonszáma mindkét oldalról
- Parkolás, behajtás, öltöző tisztázása
A helyszínen
Az utolsó másfél óra dönti el, hogy a nyitás gördülékeny lesz-e.
- Csapat érkezése 60-90 perccel a kapunyitás előtt
- Helyszíni eligazítás a koordinátorral
- Pozíciók elfoglalása, próbaregisztráció
- Kapcsolattartás egyeztetése (telefon, rádió)
Utána
A rendezvény után érdemes egy rövid visszajelzést adni: mi ment jól, min kell változtatni. Nálunk minden kolléga pontszámot kap a munka után, és ez befolyásolja, kit ajánlunk legközelebb. A visszajelzésed tehát közvetlenül javítja a következő csapatot.
Gyakori kérdések
Mi legyen a briefben minimum?
Dátum, helyszín, érkezési idő, pozíciók, létszám, dress code, kapcsolattartó és a program váza. Ennyivel már felkészülten érkezik a csapat.
Mennyi szünet jár a személyzetnek?
6 óra felett szünet jár, ezt a beosztásba előre betervezzük, hogy a pozíciók közben is le legyenek fedve.
Mi történik, ha valaki nem jelenik meg?
Tartalékkal tervezünk, és a pótlási garancia miatt órákon belül másik kollégát küldünk. A koordinátor ezt a helyszínen kezeli.
További útmutatók